Kutije za pohranjivanje dokumenata i papira

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-02-26 05:16

Red u dokumentima je važan za optimalne i brze rezultate rada. To vam omogućuje da brzo pronađete potrebne papire, kao i da ih zaštitite od utjecaja vanjskih čimbenika. Kako biste osigurali sistematizaciju i sigurnost dokumenata, morate ih znati ispravno arhivirati i koja su sredstva za to potrebna.

Arhiviranje dokumenata

Svaka sfera ljudskog života od rođenja do posljednjeg dana popraćena je papirologijom. Mogu biti različite važnosti, vrijednosti, trajanja skladištenja. Ali činjenica da se većina njih mora držati u ispravnom stanju određeno vrijeme je činjenica. Kako biste osigurali dugotrajnu uštedu papira, koristite kutije za pohranu dokumenata. Danas se mogu slobodno kupiti ili izraditi ručno.

Relevantnost skladištenja papira

Uvijek postoji potreba za spremanjem originala i kopija.

• Mala, srednja ivelika poduzeća, u državnim agencijama, arhiviranje je zakonski uvjet.
• U uredu, posebno u HR, računovodstvenim, trgovačkim tvrtkama, to vam omogućuje optimizaciju procesa rada, rasteretiti radno područje i osigurati kontinuitet funkcija kako za nove tako i za postojeće zaposlenike.
• Kod kuće, to osigurava red i mogućnost pronalaženja potrebnih papira u pravo vrijeme, uključujući i u hitnim slučajevima.

Pribor za arhiviranje

Kutije za pohranu dokumenata najčešće se koriste za uštedu papira. Danas su praznine za njih dostupne u slobodnoj prodaji. U pravilu su predviđeni za A4 papire. Ali postoje i druge veličine. Neki proizvođači potrošačima nude posebne kutije za papir u koje se može pohraniti nekoliko kutija papira. Prodaju se nesastavljeni, a jednostavna uputa svakom kupcu olakšava njihovo sastavljanje. Korištenje takvih kutija omogućuje vam da se riješite nepotrebnih poslovnih papira, a ako je potrebno, brzo pronađete pravi dokument. Pravilno odabrani format kutije omogućuje vam da optimalno riješite problem prostora i dugo uštedite vrijedne materijale. A jasno strukturiranje originala i kopija ponekad povećava brzinu zadataka od strane zaposlenika.

Spremanje papirologije u uredu

Kartonske kutije najbolji su izbor za zaštitu papira od elemenata na radnom mjestu.pohrana dokumenata. Da biste ih koristili, potrebno je materijale rasporediti u grupe po predmetima i prikupiti ih na veliko, ili u zasebne datoteke, ili u mape, mape ili druge vrste istih. A zatim pokupite kutije u skladu s potrebnim dimenzijama. Jeftini su, tako da možete kupiti potrebnu količinu. Kutije karakteriziraju prostranost, izdržljivost i ekološka prihvatljivost. Prorezi za ruke olakšavaju podizanje i nošenje, dok poklopac (na šarkama ili uklonjiv) štiti od prašine. Vani na kartonu možete potpisati vrstu dokumenata. Uredske kutije za pohranu u pravilu se prodaju nesastavljene s ispisanim grafičkim uputama, tako da se mogu lako sastaviti i rastaviti te po potrebi sakriti na osamljeno mjesto.

Dostava dokumenata za dugoročnu uštedu

Niti jedna državna agencija ili privatno poduzeće koje se bavi ozbiljnim poslovima ne može bez arhiviranja dokumenata. Administrativna, porezna, kadrovska, računovodstvena i druga dokumentacija ima drugačiji rok čuvanja, što je regulirano popisom br. 578. Ovo je obvezan postupak koji često predviđa prilično dugo razdoblje štednje (do 75 godina). U tom slučaju se svi papiri razvrstavaju, stavljaju u kutije i predaju u za to predviđene prostore. U ovom slučaju postoje posebni zahtjevi za kutije: moraju biti izrađene od izdržljivog kartona (idealno, ako ispunjavaju zahtjev GOST-a, tada također imajuslično navedenom jamstvenom roku). U ovom slučaju, bolje je koristiti arhivske kutije za pohranu dokumenata i kartonske kutije. Potonji su spremnik za nekoliko spremnika za papir. Imaju žice jer su namijenjene za dugotrajno skladištenje.

Za praktičnost, također možete pokupiti kutije za vertikalno i horizontalno skladištenje materijala. Također treba uzeti u obzir da postoje privatna poduzeća koja su spremna izraditi kontejnere za papire po dimenzijama koje je dao kupac.

Početna arhiva

Svaka odrasla osoba trebala bi se brinuti o čuvanju važnih papira u zidovima svojih domova. Uostalom, vrlo često morate priložiti dokumente koji potvrđuju vaš identitet, obrazovanje, vlasništvo nad imovinom itd. Kako biste izbjegli nepotrebne financijske troškove i kako biste mogli ostvariti svoja prava, morate imati jamstvene kartice za kućanske aparate, priručnike za njihovo korištenje. operacija, potvrde o kupnji. Dokumenti mogu biti hitno potrebni u hitnim slučajevima: u slučaju iznenadnog odlaska, požara, prirodne katastrofe, evakuacije stanovništva…

Izvornici i kopije vrijednosnih papira moraju biti na jednom mjestu, skriveni od znatiželjnih očiju, razvrstani i zaštićeni od vanjskih čimbenika. Dobro je ako se za tu svrhu pripremi kutija za pohranu dokumenata kod kuće. Može se kupiti, izraditi kupnjom kartonske praznine u trgovini za malu cijenu, ili možete prilagoditi bilo koju nepotrebnu kutiju. Ako nije arhiviranooriginale, njihova mučna potraga bit će osigurana, a restauracija u slučaju gubitka zahtijevat će puno vremena, financija, i što je najvažnije, živaca.

Organizacija kućnih vrijednosti

Da biste kupili kutije za pohranu papira i dokumenata ili ih izradili sami, morate rastaviti sve materijale i razvrstati ih u grupe, na primjer:

• osobni dokumenti;
• papiri koji pokazuju vlasništvo;
• ugovori o zajmu, plaćanja po transakcijama;
• papiri o zdravstvenom stanju članova obitelji, položenim pregledima, mišljenjima liječnika;
• materijali koji potvrđuju plaćanje za robu, jamstvene kartice, itd.

Potrebno je uzeti u obzir rok važenja vrijednosnih papira, jer neki od njih možda nisu relevantni u trenutku analize.

Savjeti za distribuciju materijala

Izvornici i kopije mogu se razlikovati po veličini, tako da se kutije za arhiviranje također mogu izraditi tako da odgovaraju. U ovom slučaju, originali se mogu sortirati:

• po redu važnosti;
• po veličini;
• prema razdoblju važnosti;
• po vrsti (posao, dom…);
• na događajima.

Ovakva će sistematizacija uštedjeti vrijeme u potrazi za pravim papirima i zaštititi ih od djece, stranaca i vanjskih čimbenika.

uradi sam kutije za pohranu

Glavna razlika između obiteljskih i uredskih materijala je njihova veličina: na posluovo je obično A4, dok je kod kuće papir vrlo drugačiji. Stoga možete napraviti kutije za pohranu dokumenata vlastitim rukama. Postoji nekoliko opcija:

1. Uređaj možete kupiti u bilo kojem odjelu za kućanstvo supermarketa i, slijedeći upute, sastaviti ga.
2. Ako trebate kutiju malih veličina, onda trebate uzeti crteže, preuzeti ih, prenijeti na karton i zalijepiti. Ako navedene dimenzije ne odgovaraju korisniku, možete prenijeti crtež na papir, a pritom nekoliko puta smanjiti dimenzije obratka.
3. Najlakša opcija je uzeti bilo koju kutiju koja vam ne treba i staviti je u pohranu za originale.
4. Napravi prema vlastitom crtežu. Tako, na primjer, da biste napravili kutiju za osobne dokumente (putovnice, rodni listovi, prava, diplome o obrazovanju), trebate uzeti 2 lista čvrstog papira (kartona), izrezati kvadrat potrebne veličine iz svakog, na jednu dodajte dodatnih 1,5 cm (za poklopac). Zatim svaki list presavijte na pola i duž različitih dijagonala. Trebalo bi biti ukupno 3 reda. Zatim, kutove treba saviti do sredine, a zatim svaku stranu treba presavijati tako da njezin rub prolazi kroz sredinu lista. Posljednji korak je sastavljanje papirne kutije duž postojećih linija i lijepljenje stranica.

U isto vrijeme, svaka takva kutija može se ukrasiti u skladu s bojom interijera koristeći papir u boji, ljepilo, škare. Ispunjene "trezore" treba čuvati od izravnog sunčevog svjetla, vlage i djece.

Dokumenti su suputnici ljudskog života. Njihovu sigurnost možete osigurati uz pomoć kutija za pohranu dokumenata u arhivu, a ako financijska situacija to ne dopušta, onda ih možete sami konstruirati koristeći improvizirane materijale. A onda je osigurana mirna atmosfera na poslu i kod kuće.